Zeiterfassung - Wiki

Zeiterfassung:


Häufig verwendete Synonyme für diesen Begriff sind auch:

o    Arbeitszeiterfassung

o    Personalzeiterfassung

o    Anwesenheitszeiterfassung

o    Positivzeiterfassung

o    Zeitwirtschaft

o    Zeitabrechnung


Bei Gecosoft verstehen wir unter Zeiterfassung ein EDV gestütztes System zur Ermittlung der tatsächlichen Arbeitszeiten von Mitarbeitern in einem Unternehmen. Basis so eines Systeme ist jedenfalls ein Softwareprogramm. Je nach Anforderung des Anwenders wird ein Zeiterfassungs-System weit über den Ersatz einer manuellen Aufzeichnung  von Arbeitsbeginn und Arbeitsende oder die Verwendung von Stempelkarten / Stempeluhren hinausgehen.  Im Folgenden wird auf die Möglichkeiten und Grenzen so eines Systems detailliert eingegangen.

Für das Verständnis der Funktion eines Zeiterfassungssystems ist es notwendig einige Grundbegriffe und Elemente so eines Systems zu definieren:

Zeiterfassungs-Systeme:

Hier geht es tatsächlich um die „Erfassung“ von Zeitereignissen, also um die Ermittlung und Dokumentation einer„Anfangs- und Endzeit“.

Zeiterfassungs-Terminals:  In der Regel werden für die Erfassung  elektronische Gerät verwendet, die über eine Echtzeituhr verfügen. Jeder Mitarbeiter besitzt ein „Medium“ (meist ein elektronischer Ausweis oder ein berührungslos lesbarer  Chip, der sich z.B. auf einem Schlüsselanhänger befindet). Dieses Medium ist mit einer eindeutigen „Nummer“versehen, die dem Mitarbeiter zugeordnet wird. Durch Hinhalten, Einstecken oder Durchziehen des Mediums kann das Zeiterfassungs-Terminal diese Nummer lesen. Zeiterfassungs-Terminals erlauben es durch Betätigen zusätzlicher Funktionstasten zusätzliche Informationen zu verarbeiten. Meist handelt es sich dabei um Tasten für die Begriffe „Kommen“, „Gehen“, etc.  Zusätzlich gibt es Tasten mit denen individuelle Mitarbeiter Informationen, wie z.B. Resturlaubsstand, Zeitsalden, oder Ähnliches in Verbindung mit der Eingabe des Mediums abgefragt werden können. Zeiterfassungs-Terminals benötigen eine Datenkommunikation zu einem Computer auf dem das Programm „Zeiterfassung“ installiert ist. Moderne System erlauben eine Online-Verbindung zum Zeiterfassungsprogramm, so dass das Zwischenspeichern der erfassten Daten im Terminal nur dann erforderlich ist, wenn es ein temporäres Verbindungsproblem mit dem  Computer gibt.
Je nach Bauart und Datenverbindung sprechen wir von „Stationären“ oder „Mobilen“  Terminals. Stationäre Terminals sind heute mit integriertem Netzwerkadapter oder WLAN-Adapter ausgestattet und sind vollständig in das LAN/WAN des Anwenders integriert. Bei Mobilen Terminals unterscheidet man zwischen Geräten, die über Mobilfunk oder WLAN, wie ein stationäres Terminal Online in das System integriert sind oder um Geräte, die nur die Daten und Zeiten sammeln und diese dann mittels Auslesegerät an den Computer übertragen. Mobile Terminals sind daher v.a. für den Einsatz im Außendienst geeignet.

Bildschirmerfassung:Anstelle eines Terminals kann auch ein PC eingesetzt werden. Je nach Ausbau und Funktion des Zeiterfassungsprogramms ist dafür ein „Client“ notwendig oder der Aufruf einer Buchungsmaske über einen Browser (WEB-Terminal). Bei der  Bildschirmerfassung ist zu berücksichtigen, dass meist kein„Ausweisleser“ zu Verfügung steht und der Mitarbeiter sich deshalb durch Eingabe persönlicher Kennzahlen (Benutzer, Passwort, etc..) identifizieren muss.

Der Nutzen einer Zeiterfassung:
Neben der reinen „Erfassung“ der Zeiten  leistet ein Zeiterfassungs-System heute natürlich wesentlich mehr. Die Zeiten der reinen Anwesenheitskontrolle sind vorbei. Gesetzliche Vorgaben zwingen jeden Unternehmer aufgrund der tatsächlich geleisteten Arbeitszeiten der Mitarbeiter lohnrelevante Daten und andere arbeitsrechtliche Parameter zu ermitteln. Ein Zeiterfassungs-System ist deshalb für die effiziente Ermittlung dieser Werte eine hilfreiche Stütze und leistet einen messbaren Beitrag zur Steigerung der Produktivität in der Verwaltung. Je mehr Funktionen eines Zeiterfassungs-Systems genutzt werden, desto höher der Nutzen. Im Folgenden werden die wichtigsten Funktionen beschrieben:

Funktionen der Zeiterfassung:
Bevor auf die unterschiedlichen Funktionen einer Zeiterfassung eingegangen wird, müssen weitere Begriffe definiert und spezifiziert werden. In jedem Zeiterfassungssystem müssen z.B. Stammdaten angelegt und gepflegt werden. Zu den Stammdaten zählt v.a. der Personalstamm in dem alle Daten der Mitarbeiter, die für das gesamte System relevant sind gespeichert sind. In den meisten Fällen wird es eine Synchronisation, einen Abgleich oder eine Integration mit anderen HR-System, wie z.B. der Lohn- und Gehaltsabrechnung geben. Im Personalstamm werden neben den persönlichen Daten (Name, Adresse,.. Foto), den Unternehmens bezogenen Daten (Pers.Nr., Abteilung, Funktion, etc..) v.a. die Parameter festgelegt, die für „seine“ Zeitabrechnung relevant sind. Dazu zählen u.a. folgende Elemente, die selbst wieder zu den Stammdaten des Systems zählen:

  • Feiertagskalender (z.B. abhängig vom Religionsbekenntnis oder der regionalen Zuordnung)
  • Zeitmodell
  • Schichtmodell
  • Lohnmodell
  • Etc…

In der Regel finden sich im Personalstamm eines Zeiterfassungssystems keine Geldwerte der Gehaltsabrechnung. Zeiterfassungs-Systeme basieren immer - zum Unterschied der Gehaltsabrechnung - auf Zeitwerten und nicht auf Geldwerten.

 

Anwesenheitskontrolle
Natürlich liefert eine Zeiterfassung Informationen über die Anwesenheiten der Mitarbeiter. Moderne Online-System können deshalb jederzeit Listen oder Bildschirmanzeigen von an- oder abwesenden Mitarbeitern  bereitstellen. Voraussetzung dafür ist natürlich, dass die Mitarbeiter ihre An- und Abwesenheit über ein Erfassungs-System dokumentieren (Terminal/Bildschirm) und dass geplante oder  andere Abwesenheiten, wie z.B. Urlaube, Dienstreisen, etc.. im System erfasst und gepflegt werden. Leistungsfähige Systeme können deshalb neben der physischen Anwesenheit von Personen im gesamten Betrieb oder in einzelnen Bereichen auch die Gründe der Abwesenheiten und deren voraussichtliche Dauer anzeigen. Dies ist v.a. für Telefonzentralen und ähnliche Serviceeinrichtungen einer Organisation ein großer Nutzen.

Ebenso dient die Funktion einer Anwesenheitskontrolle dazu, ungeplante Abwesenheiten (z.B. Krankheit) rechtzeitig zu erkennen und entsprechende Maßnahmen einzuleiten. In vielen Organisationen werden deshalb aus dem Zeiterfassungs-System täglich zu bestimmten Zeiten Listen abgefragt, aus denen ersichtlich ist, welche Mitarbeiter ungeplant nicht an ihrem Arbeitsplatz erschienen sind.

Bruttoarbeitszeit / Anwesenheitszeit
Die Eckdaten jeder Zeiterfassung sind immer die täglichen Beginn- und Endzeiten der Arbeit, die sich aus den erfassten Buchungen ergeben. Je nach Organisation und betrieblichen Vorgaben werden in Zeiterfassungs-Systemen oft nur die„Anwesenheitszeiten“  erfasst und gebucht. Die Zeitspanne zwischen diesen Ereignissen (Kommen / Gehen) wird als Bruttoarbeitszeit oder Anwesenheitszeit bezeichnet. Je nach betrieblichen Vorgaben, aber zumindest nach den unabdingbaren Paragraphen des Arbeitszeitgesetzes müssen für die Berechnung der tatsächlichen Arbeitszeit oder Nettoarbeitszeit Zeiten für einzuhaltende Pausen oder Unterbrechungen abgerechnet werden. Das Österreichische Arbeitszeitgesetz sieht daher eine gesetzliche Pflicht des Arbeitgebers vor die täglichen Arbeitszeiten aller Mitarbeiter aufzuzeichnen und dem Arbeitsinspektorrat jederzeit vorzulegen.

Nettoarbeitszeit

Abwesenheiten

Ruhezeiten

Gleitzeit

Zeitausgleich

Überstunden

Zulagen

Lohnarten

Bruttolohnermittlung

Stempeln

Stempeln - der Klassiker
 Als "Stempeln" bezeichnet man den historischen Vorgang, um den Arbeitsbeginn und das Arbeitsende von Arbeitnehmern aufzuzeichnen. Beim Stempeln druckt eine Stempeluhr automatisch die Uhrzeit auf eine Karte aus Karton, ein Drucker ist dabei so eingstellt das er für jeden Vorgang mit der Stempelzeit bedruckt.

 Mittlerweile ist das "stempeln" (zeilenweises Aufdrucken der Kommen und Gehen Zeiten auf einen Karton) überflüssig geworden, da dies heutzutage in einer Datenbank abgespeichert werden kann, die Stempeluhr wurde zum Zeiterfassungsgerät weiterentwickelt und die "Stempelkarten" machten den berührungslosen Ausweissystemen Platz.

 Unsere Softwarelösung Gecotime® ermöglicht die einfache und übersichtliche Handhabung der Zeiterfassung.
Weitere Informationen zu unserer Zeiterfassung finden Sie hier